Antes
Diseño de convocatoria, página del evento, registro, criterios, calendario, responsables y ruta editorial.
Universidades
Seminarios
Congresos
Archivo
Memorias
Alcance
Servicios institucionales
Estructura para eventos que quieren dejar memoria.
Polifemo ayuda a universidades, seminarios y grupos académicos a organizar actividades, cuidar sus materiales y convertirlos en archivo, memoria o publicación derivada.
Mesa de diagnóstico
Ordenar un evento
La primera ruta organiza convocatoria, registro, programa y seguimiento sin prometer resultados editoriales automáticos.
Primer entregable
Mapa de alcance inicial
Fechas tentativas, responsables, modalidad, público esperado y entregables mínimos.
Solicitar diagnósticoPunto de entrada
Elige primero la necesidad central.
Diagnostico rapido
Dinos que problema tienes y mira una ruta inicial.
La primera conversacion debe llegar con foco: evento, archivo, publicacion o alianza requieren alcances distintos.
Durante
Orden de mesas, recepción de materiales, comunicación con participantes, archivo de programa y evidencias.
Después
Selección de materiales, edición, ficha de archivo, memoria, publicación derivada y difusión.
Rutas de trabajo
Rutas modulares para empezar con alcance claro.
Cada institución puede entrar por una necesidad concreta: presencia, gestión académica, archivo o publicación derivada.
Presencia y registro
Página del evento, formulario, programa digital, difusión inicial y bandeja de solicitudes.
Para eventos que necesitan orden público rápido.Gestión de participación
Convocatoria, recepción de ponencias, organización de mesas, constancias y archivo del evento.
Para seminarios, coloquios y congresos universitarios.Memoria viva
Fichas, videos externos, bibliografías, relatorías, materiales descargables y relaciones temáticas.
Para que el trabajo académico siga siendo consultable.Publicación derivada
Selección, corrección, diseño editorial, memoria, cuaderno, dossier o publicación bajo demanda.
Para convertir un evento en producto académico.Modelo económico
Costos por alcance, no por promesas vagas.
El presupuesto debe responder a entregables visibles: cuántas personas participan, cuánto material se recibe, qué archivo se conserva y si habrá salida editorial.
No necesitas contratar todo desde el inicio.
El primer paso puede ser un diagnóstico breve: problema, alcance, riesgos, entregables y una ruta por etapas.
Solicitar diagnóstico
Diagnóstico
Reunión inicial, definición de necesidades, riesgos, entregables y ruta de trabajo.
Entrada ligeraOperación
Registro, comunicación, recepción de materiales, programa, constancias y seguimiento.
Depende de participantes y duraciónArchivo
Fichas, videos externos, bibliografía, relatorías, permisos, orden y preservación.
Depende del volumen documentalEdición
Selección, corrección, diseño, preparación de memoria, dossier, cuaderno o publicación.
Depende de extensión y salida editorialCómo se calcula
Qué define un presupuesto justo.
Método
Un proceso visible evita improvisación.
Cada proyecto necesita saber qué se recibe, quién responde, qué se publica, qué se archiva y qué queda pendiente.
- DiagnósticoObjetivo, público, calendario, alcance y entregables.
- DiseñoConvocatoria, estructura, formulario, página y criterios.
- OperaciónRecepción, comunicación, archivo y seguimiento.
- EdiciónSelección de materiales, revisión y diseño editorial.
- CierreMemoria, publicación, difusión y reporte institucional.
Confianza
La confianza institucional se construye con límites visibles.
Para trabajar con universidades, Polifemo debe mostrar responsables, permisos, entregables, límites y criterios antes de prometer resultados.
La confianza se documenta.
Cada proyecto debe poder responder qué se hizo, quién lo hizo, con qué autorización y qué queda disponible para consulta.
Inicio de alianza
El primer entregable es un diagnóstico claro.
Antes de hablar de costos finales, conviene definir alcance, tiempos, materiales, responsables, permisos y salida pública.